Printervriendelijke versie van TafelNet-beschrijving

Een systeem met een IQ van 120..

Het product TafelNet is, zoals zoveel goede producten, ontstaan uit een stukje persoonlijke frustratie over het feit dat het reserveren van een tafel in een restaurant vanaf een website zo slecht geregeld was.
In 90% van de gevallen is er helemaal GEEN mogelijkheid (maakt men zich er vanaf onder het motto “bel maar”) en in de resterende 10% staat er een soort e-mail formulier op de website waar men alle relevante informatie zelf maar in de mail moet zetten en op verzenden moet drukken (in 20% van de gevallen hoort men pas dagen later of het gelukt is omdat men een mailtje terug ontvangt, van de rest hoort men helemaal niets en moet de gast maar hopen dat het allemaal goed komt!)

Dat is slechte service, dat moet anders kunnen! Sterker nog, het KAN anders: TafelNet

Toen we begin 2007 de systeemeisen van TafelNet begonnen te definiëren hing er al snel een sfeer van “en dat nog, en dat nog, en dat ook nog…”. Natuurlijk moest ons systeem netjes een reservering aan kunnen nemen en direct terugmelding naar zowel de gast alsook de restauranteigenaar geven, maar nu we toch bezig zijn kunnen we maar beter ook nog even “dat en dat” inbouwen.
Dit heeft ertoe geleid dat TafelNet als het ware meedenkt met de restauranteigenaar.
Al met al is de lijst met mogelijkheden flink uit de hand gelopen maar omdat we hier een productbeschrijving moeten geven… zet u maar even schrap!

Zeer kort samengevat:
TafelNet is een product dat zonder risico voor de restauranteigenaar,
zonder investering, zonder minimum afnameplicht en zelfs.. zonder contract!
ervoor kan zorgen dat gasten simpel en snel via uw website een reservering aan u kunnen doorgeven waarvan zij direct bevestiging via mail en eventueel via sms ontvangen.

Dat wil zeggen: TafelNet is een systeem van meerdere programma’s die op onze computers draaien en voor UW restaurant een aantal administratieve handelingen aangaande reserveringen uit uw handen kunnen nemen. Dit doet TafelNet in de stijl en kleuren van uw eigen website zodat de gast eigenlijk denkt dat dit allemaal op uw eigen website gebeurt terwijl onze servers het werk doen.
===============================================

In de horeca is het de kunst om alles tot in details perfect te regelen en het moet er ook nog eens uitzien of het nauwelijks moeite kost (bijna de definitie van topsport).
TafelNet werkt exact in dit stramien!
De gast ziet een simpel ogend reserveringsscherm waar hij in een paar stappen zijn voorkeuren voor datum, tijd, aantal personen, etc. kan opgeven. Achter de schermen checken onze servers of het restaurant die dag open is, de openingstijden, of er een speciaal event is, of er een tafel vrij is en zelfs of de keuken niet overbezet is (hierover later meer) daarbij gaat TafelNet niet checken en roept “VOL” of “Kan niet!”, TafelNet helpt de gast een keuze te maken uit mogelijkheden die WEL kunnen!
Voorbeeld: Indien een gast via uw website op de reserveringsbladzijde komt op een dag dat uw restaurant gesloten is, staat de kalender automatisch op de eerstvolgende dag dat uw restaurant WEL open is. Nog een voorbeeld: Indien een gast voor vandaag wil reserveren en het is 17:30 uur en U heeft aangegeven dat uw minimale reserveertijd-vooraf 1:30 uur is. Dan laat TafelNet in zijn tabel met tijden pas vanaf 19:00 uur de reserveermogelijkheden zien!

Hoeveel kost dat dan wel niet?
TafelNet wil de drempel voor restauranteigenaren zo laag mogelijk houden en daarom is het bedrag dat wij voor een reservering vragen ook laag:
1,00 € (afhankelijk van volume).
Dit bedrag is per reservering, dus niet per persoon! Het is voor ons niet van belang of er 2 personen of 20 aan een tafel zitten te eten. De moeite die wij voor een reservering doen is gelijk. Daarnaast sturen we sms-berichten vrijwel tegen kostprijs: 15 cent.
U koopt bij ons een pre-paid tegoed (in blokken van 50 €) waarvan uw reserveringen en smsjes worden afgeboekt. Dit tegoed blijft oneindig geldig. Bij een laag saldo krijgt u van ons een signaal en kunt u zelf een nieuwe nota afdrukken (self-invoice) of het systeem stuurt u automatisch een mailtje met een nieuwe nota (auto-invoice).
Uw pre-paid tegoed is, zoals bij een telefoon, uw enige investering en uw maximale risico.
 
Maar… laten we bij het begin beginnen
We wilden een systeem ontwikkelen dat voor de horecaondernemer een zeer lage drempel zou hebben (lees weinig aanpassing in zijn website en lage kosten) maar wel zeer effectief zou zijn. Daarbij moet een gast niet schrikken dat hij opeens naar een andere website (met een grijs invulscherm met witte velden) zou worden geleid. Nee, het reserveer gedeelte moet vrijwel naadloos aansluiten bij de kleuren en de sfeer van de restaurantwebsite. De gast reserveert immers bij het restaurant en niet bij TafelNet. Dus hebben we een systeem gemaakt waarbij we in de setup voor ieder restaurant een soort sjabloon maken met hun eigen logo en achtergrondkleuren.

Zodra wij de setup voor een nieuw restaurant gedaan hebben hoeft op de restaurantwebsite alleen maar een knopje of een linkje gemaakt te worden (met een door ons toegekende code) en onze servers doen de rest!
In deze setup staan zaken als uw openingstijden, per dag het aantal zitplaatsen dat u voor internet wilt vrijgeven, maximale groepomvang voor internetreservering, tot hoeveel tijd men voor sluitingstijd moet binnenkomen zodat de keuken nog werkt, en veel VEEL meer!
Natuurlijk staat daar ook het e-mail-adres van het restaurant en het mobiele nummer waar de reserverings-sms'jes naartoe moeten.

Dit is weliswaar geen handleiding (we kunnen er een boek over volschrijven) maar laten we een aantal van onze “trucjes” verklaren:
Op de eerste bladzijde van het TafelNet waar een gast begint met reserveren krijgt hij netjes met uw logo en uw kleuren een overzichtje van uw adresgegevens, telefoonnummer en evt. de dagen dat u gesloten bent te zien. Er wordt uitgelegd dat er 5 stapjes zijn om een reservering te maken. Op dit eerste scherm (stap1) wordt gevraagd welke datum men wil komen eten. Hierbij kan de gast een datum aanwijzen op een kalender of de datum gelijk intypen. Standaard staat hier de datum van vandaag gelijk al klaar ingetypt maar indien u vandaag gesloten bent springt deze datum direct naar de eerstvolgende datum dat uw restaurant open is. In een venster direct onder de datum staan een aantal data met aankondigingen. In uw restaurant-setup kunt u namelijk een soort event-kalender opgeven van speciale dagen, vakanties, etc. De gast kan ook op een regel in deze lijst clicken om een dergelijk event te selecteren. U kunt in de setup kiezen of u uw eigen kalender automatisch wilt laten aanvullen met data uit onze “master-event-kalender”. In onze kalender staan automatisch dagen als Pasen, Pinksteren, moederdag, etc. Wij zijn van mening dat je gasten een excuus moet geven om lekker uit eten te gaan en met deze event-kalender worden gasten geattendeerd op events waar ze zelf wellicht nog niet aan gedacht hadden.
Uiteraard checken we of de datum die de gast selecteert beschikbaar is.
Wanneer dit zo is gaan we automatisch naar stap 2: het tijdstip waarop de gast wil komen eten. Men krijgt hier een lijst met tijden (van uw openingstijd tot uw sluitingstijd – keukenreserve) in blokken die uzelf aangeeft (om de 15 minuten, om de 10 minuten, om het half uur). Indien de reservering voor vandaag is kijkt TafelNet naar uw minimum waarschuwingstijd bijvoorbeeld 1:30 uur d.w.z. dat u minimaal anderhalf uur van te voren gewaarschuwd wil worden voordat de gast in uw restaurant staat (in de setup in te stellen). Stel het is 17 uur, dan laat TafelNet tijden vanaf 18:30 op het scherm van de gast zien. Daarmee heeft U tijd om u voor te bereiden op zijn komst.
Een mooie “meedenk-functie” is onze keuken-agent. Als alle gasten tegelijk om 19 uur binnenkomen is het om 19:45 spitsuur en file-vorming (de kachel is vol!) in de keuken. Om dat te voorkomen kan TafelNet meedenken. U kunt aangeven hoeveel personen u tegelijk op een bepaald tijdstip wilt laten reserveren. Stel u geeft in de setup aan dat u maximaal 20 mensen op één tijdstip wilt laten reserveren en op 19 uur staan reeds 18 personen in TafelNet dan zal hij nog één tafeltje toelaten maar bij de daaropvolgende reservering zal hij WEL 18:45 en 19:15 laten zien maar NIET 19:00.
In uw eventkalender kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld een culinaire avond heeft die voor iedereen begint om 19:30. Dan zal bij stap 2, voor die dag, alleen 19:30 in de lijst verschijnen en boekbaar zijn.
Nadat deze keuze is gemaakt komt men bij stap 3: aantal personen.
De gast kan hier aangeven met hoeveel personen hij/zij wil komen eten. TafelNet checkt natuurlijk zaken als: aantal stoelen beschikbaar en maximale groepgrote (beide instelbaar in de setup). Indien in uw restaurant beschikbaar kunt u TafelNet reserveringen laten aannemen voor het rokersgedeelte (in de setup aan te geven). Tevens kunnen gasten in deze stap een opmerking plaatsen (bijvoorbeeld: “we willen graag een kinderstoel” of “graag een tafel bij het raam”)
In stap 4 staat alles in het teken van de identiteit van de gast: hier vragen we op welke naam de reservering bekend moet staan (voor in het restaurant), zijn e-mailadres (voor de bevestigingsmail) en zijn gsm-nummer (voor de bevestigings- en herinnerings-sms).
Ook hier denkt het systeem mee: indien de gast vanaf deze computer al vaker van het reserveringssysteem gebruik heeft gemaakt dan zullen deze gegevens al voor hem worden klaargezet (ze worden in een cookie bewaard indien de gast dat aangeeft).
Dit reduceert stap 4 in de meeste gevallen tot simpelweg op de knop [volgende] drukken.
Natuurlijk checkt TafelNet of het mailadres en het gsmnummer aan de eisen voldoen.
De volgende, en laatste, stap nummer 5 laat de gast nog een keer een samenvatting van de gehele reservering op het scherm zien met de mogelijkheid om terug te gaan naar de vorige stappen om van alles nog te wijzigen.
Hier ziet de gast ook wat er gaat gebeuren: dat hij een mailtje ter bevestiging krijgt, of hij een sms krijgt met de bevestiging, of hij een sms krijgt met een herinnering.
Tevens heeft TafelNet dan al een check gedaan of het de eerste keer is dat deze gast een reservering via ons systeem maakt. Zoja, dan zal de reservering tijdelijk worden aangenomen en vragen we de gast zijn NAW-gegevens eenmalig in te geven. Via één click op een linkje in zijn mail springt de gast naar zijn persoonlijke TafelNet-bladzijde (men krijgt tevens een sms die naar de mail verwijst). Hier vragen we naam, adresgegevens, etc. op deze manier weten we zeker dat het e-mailadres klopt (anders was de mail niet aangekomen). Deze gast-gegevens zijn verderop in het systeem beschikbaar voor de restauranteigenaar zodat die precies weet wie bij hem komt eten en waar ze vandaan komen.
Indien de gast niet binnen 24 uur op de link clickt gaan we ervanuit dat het mail-adres niet klopte en vervalt de reservering automatisch.

Direct nadat de gast op de knop [klaar] heeft gedrukt wordt de gast verwezen naar de bedank-pagina van het restaurant en gaat TafelNet verder aan het werk: de gast krijgt DIRECT een bevestigingsmail en eventueel een bevestigings-sms (als dat in de setup is aangezet). Het restaurant krijgt een mail met alle gegevens en in het online-reserveringsscherm is de reservering DIRECT te zien.
De restauranthouder kan instellen of hij een sms wil ontvangen
A) bij IEDERE reservering (men wil per slot van rekening weten of het systeem werkt – in de setup kan men aangeven wanneer de sms'jes binnen mogen komen, bijvoorbeeld tussen 11 uur en 23 uur, zodat de gsm niet om 3 uur 's nachts afgaat wanneer een gast opeens een reservering maakt! (TafelNet zal dan de sms'jes tegenhouden en pas om 11 uur vrijgeven)
B) als er geen internet in het restaurant aanwezig is kan TafelNet alleen de reserveringen van vandaag als sms doorgeven (in de setup geeft men aan vanaf welke tijd dat moet. Bijvoorbeeld: de manager gaat om 13 uur naar zijn werk en neemt een internetuitdraai van huis mee met de reserveringen van vandaag. In de setup staat dat indien er reserveringen voor vandaag na 13 uur binnenkomen ze naar de gsm gezonden moeten worden. Er is dus GEEN internet in het restaurant nodig! (maar het is wel makkelijker).

Via het internetreserveringsysteem kan de restauranteigenaar 24 uur per dag, overal ter wereld al zijn reserveringen bekijken en via datzelfde scherm DIRECT een e-mail of sms naar de betreffende gast sturen.

De restauranteigenaar heeft invloed op de mail en sms die naar de gasten worden gezonden. Hij kan kopteksten en voetteksten aan de mail koppelen (bijvoorbeeld onderaan de bevestigingsmail attenderen op de nieuwe menukaart, de gewijzigde openingstijden, prettige feestdagen wensen of een actie meezenden - “kom nu met 4 personen eten en ontvang 10% korting”). Zelfs in de sms kan een korte tekst meegezonden worden.

Op de eerste reserveringstap staat een eventkalender die gasten moet aanmoedigen tot het doen van meerdere reserveringen onder het motto “je moet gasten een excuus geven lekker uit eten te gaan”. Deze events kan het restaurant maanden tevoren vullen, TafelNet zal alleen de events aangeven die in een zelf gekozen tijdvenster liggen. Dit kunnen speciale diners zijn (waar al dan niet iedereen op dezelfde tijd moet binnenkomen), dit kunnen events zijn waarvoor meer of minder stoelen ter beschikking komen, dit kunnen dagen zijn waar u voor een besloten groep besproken bent en dus gen reserveringen aangenomen mogen worden, dit kunnen vakanties zijn, etc. Middels één vinkje in de setup kunnen de events worden aangevuld met de events van onze master-kalender. Dit is een algemene kalender waarin automatisch paasdagen, Pinksteren, moederdag en vaderdag etc. verschijnt. Op die wijze staat er ALTIJD iets in uw eventkalender zelfs al vult u zelf niets in!

In de setup van het restaurant zijn zeer veel parameters te wijzigen zodat het reserveringsysteem voor ieder restaurant optimaal kan werken. Men kan voor iedere weekdag opgeven of het restaurant open/dicht is, per dag de open- en sluitingstijd variëren, per dag de reserveercapaciteit (aantal stoelen) opgeven, zelfs de maximale groepgrote is per dag variabel maar men kan ook de mail en sms kop en voetteksten aanpassen (klanten prettige feestdagen wensen of attenderen op een speciale actie).
Men kan zoveel aanpassen dat eigenlijk voor ieder restaurant het systeem uniek werkt.
Via de setup kan men ook logboeken inkijken: wanner zijn welke reserveringen gemaakt, naar wie zijn e-mails verzonden, naar wie zijn sms'jes verzonden, welke herinneringsmsjes staan nog in de wachtrij om verzonden te worden. Alles is te bekijken en vrijwel alles is aan te passen.
Ook het financiële deel verloopt via de setupschermen: In het scherm kunt u zien hoeveel pre-paidsaldo u nog bij ons heeft, u kunt kiezen tussen auto-invoice (TafelNet stuurt u dan automatisch een mail met een nota) en self-invoice (u krijgt een mail en sms dat uw saldo laag begint te worden en kunt zelf een rekening aanvragen en uitprinten). Iedere dag ontvangt men op de gsm van het restaurant een status-sms met daarin het aantal reserveringen van vandaag (zowel aantal gasten als aantal tafels), het aantal reserveringen gemaakt in de laatste 24 uur (ook hier gasten en tafels) en het pre-paid-saldo.

Niets wordt aan het toeval overgelaten.
Het is zeer eenvoudig om als restauranteigenaar ZELF boekingen aan TafelNet toe te voegen (waarna TafelNet ook mail en sms'jes gaat verzenden) en mocht het zo zijn dat er per telefoon zoveel reserveringen zijn binnengekomen dat er geen gasten meer bijkunnen dan is met één druk op de knop het reseveersysteem voor die dag op “volgeboekt” te zetten.

Er zijn nog veel meer mogelijkheden maar het is u nu waarschijnlijk wel duidelijk hoe grondig over het reserveren via TafelNet is nagedacht.
Op deze wijze is reserveren via internet;
voor gasten: prettig en snel en
voor restauranthouders: efficiënt en servicegericht.

www.tafelnet.nl